En un restaurante, entre el 30% y el 35% de lo que vendes se va en comprar comida y bebida. Es la línea más grande del negocio junto con la nómina, y es la única que se puede escapar sin que nadie firme nada: una porción generosa, una caja de tomate que se dañó, una botella que se fue sin cobrar, un pollo que llegó con menos peso del facturado.
Las ventas te dicen cuánta plata entró. El inventario es lo único que te dice cuánta se fue sin avisar. Por eso llevar el control de inventario no es un trámite de bodega: es la manera de saber si el margen que calculaste en la carta existe de verdad.
Esta guía sirve igual para un restaurante, un bar, un café o una cocina oculta. Son siete pasos, en orden, y al final están los errores que hacen que el conteo exista pero no sirva para nada.
Qué es controlar el inventario (y qué no)
Contar la bodega no es controlar el inventario. Contar te dice cuánto hay. Controlar es saber cuánto debería haber y compararlo con lo que hay. La diferencia entre esos dos números es la información que buscas: ahí está la merma que nadie registró, la porción que se sirve más grande de lo que dice la receta y lo que salió por la puerta de atrás.
Stock que debería haber = último conteo físico + compras − salidas registradas (ventas, merma y uso interno). Si el conteo de hoy da menos que eso, la diferencia es plata que salió sin dejar rastro.
De esa fórmula sale todo el método. Si no registras las compras, no sabes cuánto debería haber. Si no registras la merma, toda la merma aparece como faltante sin explicación. Y si no cuentas nunca, no tienes contra qué comparar.
Lo que cuesta no llevarlo
Tomemos un restaurante que vende $20.000.000 al mes con un costo de alimentos y bebidas del 35%: consume $7.000.000 al mes en insumos. Si un 4% de eso se va entre merma no registrada, porciones grandes y faltantes, son $280.000 al mes y más de $3.300.000 al año. Es un supuesto, no una medición — y precisamente ese es el problema: sin control de inventario no hay forma de saber si tu número es 1% o 10%.
En un bar la cuenta se pone más seria, porque el licor es caro, se sirve a ojo y cabe en un bolsillo. Una botella de aguardiente que sale sin registrar es el margen de varias rondas.
Paso 1: arma la lista maestra
Todo empieza por una lista de lo que vas a controlar. No tiene que ser todo el primer día: empieza por lo que más pesa en tu costo y ve sumando. Para cada producto define cuatro cosas:
- Qué tipo es: insumo, si se cocina o se transforma (pollo, tomate, aceite, harina), o producto de reventa, si se compra hecho y se vende tal cual (gaseosas, cervezas, jugos embotellados, agua).
- En qué unidad se cuenta: kilos, litros o unidades. Usa la unidad en que se consume, no la unidad en que se compra. El arroz se compra por bulto y se consume por kilo; si lo registras en bultos, nunca vas a poder descontar una porción.
- Cuánto te cuesta esa unidad: el precio de la última compra dividido en la unidad de conteo. Un bulto de 25 kg a $87.500 son $3.500 el kilo.
- La categoría: proteínas, verduras, lácteos, bebidas, granos, licores. Sirve para contar por zonas y para ver dónde se concentra la plata.
La regla del 80/20 aplica casi siempre: un puñado de productos —proteínas, lácteos, licores, café— concentra la mayor parte del valor de la bodega. Si hoy no llevas nada, controla bien esos diez o quince antes de intentar contar la sal.
Paso 2: haz el conteo inicial
El conteo inicial es la foto de arranque. Todo lo que registres después se suma o se resta a partir de ahí, así que vale la pena hacerlo bien una vez:
- Escoge un momento sin servicio: antes de abrir o después de cerrar, idealmente el día de menos movimiento de la semana.
- Cuenta por zonas y siempre en el mismo orden: cuarto frío, nevera, congelador, bodega seca, barra. Así el próximo conteo se hace igual y se compara bien.
- Cuenta en la unidad que definiste en la lista, no en la que viene en la caja. Media caja de 24 cervezas son 12 unidades, no «media caja».
- Pesa lo que se consume por peso. «Como dos kilos» no es un conteo.
- Si puedes, que cuenten dos personas: una cuenta y otra anota. Y que al menos una no sea la que maneja la bodega todos los días.
Al terminar, multiplica cada cantidad por su costo y súmalo todo: ese es el valor de tu bodega. Es plata tuya que está quieta en un estante, y verla en un solo número cambia bastante la forma de comprar.
Paso 3: define el stock mínimo de cada producto
El stock mínimo es la cantidad por debajo de la cual tienes que pedir, porque si esperas más, se te acaba antes de que llegue el proveedor. No se pone a ojo: se calcula con lo que consumes y lo que tarda en llegar la compra.
Stock mínimo = consumo diario promedio × (días que tarda en llegar el pedido + días de colchón)
| Producto | Consumo diario | Días de entrega | Colchón | Stock mínimo |
|---|---|---|---|---|
| Pechuga de pollo | 6 kg | 2 días | 1 día | 18 kg |
| Gaseosa 400 ml | 30 unidades | 3 días | 1 día | 120 unidades |
| Aceite | 2 litros | 7 días (compra semanal) | 2 días | 18 litros |
El colchón cubre el viernes que vendiste el doble o el proveedor que llegó un día tarde. A los productos perecederos dales poco colchón —comprar de más también es merma—, y a los secos que no se dañan puedes darles más.
Paso 4: registra cada entrada
Una compra que no se registra es un faltante que aparece después. Si el pollo entró y no quedó anotado, el próximo conteo va a mostrar más pollo del que debería haber, y el faltante real de esa semana queda tapado. Para que las entradas sirvan:
- Recibe con báscula y contra la factura, antes de firmar. Un proveedor que factura 20 kg y entrega 18,5 kg te está cobrando kilo y medio que nunca vas a encontrar en el conteo.
- Registra la compra el mismo día, con la cantidad real recibida y el costo por unidad.
- Actualiza el costo cuando cambie el precio. Si sigues costeando el kilo de queso al precio de hace seis meses, el valor de tu bodega y tus márgenes están mal.
- Rota la bodega: lo que entra va atrás y lo viejo adelante, con la fecha de entrada visible. Primero sale lo primero que entró.
Paso 5: registra las salidas, incluida la merma
Las salidas son de tres tipos, y cada una se registra distinto:
Las ventas
Con los productos de reventa es directo: cada gaseosa vendida es una gaseosa menos. Con los platos hace falta una receta que diga cuánto de cada insumo lleva: una hamburguesa son 150 g de carne, un pan, 30 g de queso. Sin receta, las ventas no se pueden traducir en consumo, y el stock teórico de los insumos de cocina queda incompleto.
La merma
La merma es todo lo que sale sin venderse: lo que se venció, lo que se quemó, el plato que el cliente devolvió, la botella que se cayó. Es normal que exista; lo que no es normal es que no se registre. Una merma anotada tiene explicación y se puede corregir. Una merma sin anotar llega al conteo como faltante y termina en sospechas contra el equipo.
El uso interno
La comida del personal, lo que se usa para una prueba de plato nuevo, la cortesía a un cliente. Anotarlo como uso interno y no como merma te deja ver después cuánto te cuesta al mes alimentar a tu equipo — que es un costo legítimo, pero hay que saberlo.
Que registrar la merma no se vuelva un castigo. Si cada vez que alguien anota un plato quemado recibe un regaño, la próxima vez no lo anota: lo bota. La merma escondida es mucho más cara que la merma registrada.
Paso 6: cuenta con frecuencia y compara
No hace falta contar todo todos los días. Lo práctico es contar según lo que vale y lo rápido que se mueve:
- Cada semana: lo caro y lo que rota rápido. Proteínas, lácteos, licores, cerveza, café.
- Cada quince días: lo de valor medio. Verduras, frutas, gaseosas, desechables.
- Cada mes: lo barato y lo que dura. Granos, condimentos, productos de aseo.
En cada conteo pones al lado lo que debería haber y lo que hay. Así se ve un conteo semanal real:
| Producto | Debería haber | Conteo físico | Diferencia | Costo unidad | Valor |
|---|---|---|---|---|---|
| Pechuga de pollo | 22 kg | 19,5 kg | −2,5 kg | $18.000 | −$45.000 |
| Cerveza en lata | 96 u | 90 u | −6 u | $2.800 | −$16.800 |
| Queso mozzarella | 4 kg | 4,2 kg | +0,2 kg | $26.000 | +$5.200 |
| Papa | 30 kg | 27 kg | −3 kg | $2.500 | −$7.500 |
| Diferencia de la semana | −$64.100 |
Sesenta y cuatro mil pesos en una semana no suenan a mucho. Repetidos cada semana son más de $250.000 al mes, y eso con solo cuatro productos. Al terminar el conteo, registra un ajuste para que el sistema quede con lo que realmente hay: el próximo conteo tiene que partir de la realidad, no de la cuenta de la semana pasada.
Paso 7: lee la diferencia y actúa
El conteo no sirve si la diferencia solo se anota. Sirve cuando te dice qué hacer. Estas son las lecturas más comunes:
| Lo que ves | Lo que suele ser | Qué revisar |
|---|---|---|
| Faltante en un solo producto, semana tras semana | Porción más grande que la receta, o salida sin registrar | Pesa tres porciones servidas y compáralas con la receta |
| Faltante en licor o cerveza | Tragos servidos a ojo, cortesías sin anotar o consumo sin cobrar | Medidor en la barra y quién tiene acceso a la bodega |
| Faltante en todo lo que llegó de un proveedor | Entrega con menos cantidad que la factura | Recibir con báscula durante dos semanas |
| Sobrante en un producto | Compra no registrada, o receta que descuenta de más | Las facturas del período y la receta del plato |
| Diferencias al azar en todo | Conteos hechos en unidades distintas o apurados | El método de conteo, antes que al equipo |
No existe un porcentaje de diferencia universal que sea «normal»: depende de la carta, del volumen y de qué tan bien se registra la merma. Una meta razonable para arrancar es que la diferencia no pase del 1% o 2% de lo que consumiste en el período, y sobre todo que baje de un mes a otro. Lo que importa es la tendencia y en qué productos se concentra.
Cinco errores que hacen que el inventario no sirva
Ajustar sin contar
Corregir el stock en el sistema «porque se ve raro», sin haber contado, borra justo la información que buscabas. Todo ajuste tiene que venir de un conteo físico.
Contar en unidades distintas a las del registro
Si el sistema lleva gramos y el conteo se hace en «bolsas», la diferencia sale enorme y falsa. Una sola unidad por producto, siempre la misma.
Que cuente solo quien maneja la bodega
No se trata de desconfiar, se trata de que el control funcione aunque alguien se equivoque. El mismo que recibe, despacha y cuenta no tiene cómo detectar su propio error.
Controlar todo desde el primer día
Doscientos productos el primer mes es la forma más rápida de abandonar el inventario en la tercera semana. Empieza por los quince que más pesan en tu costo.
El Excel que nadie actualiza
Una hoja de cálculo sirve perfectamente para el conteo. Donde se queda corta es en lo del medio: para saber cuánto debería haber, alguien tiene que pasar a mano cada compra y traducir cada venta de la semana en insumos. Eso es lo primero que se deja de hacer cuando el restaurante se llena, y sin eso el conteo no tiene contra qué compararse.
Dónde encaja Comanda
Comanda lleva el inventario conectado con las ventas, así que la parte que nadie alcanza a hacer a mano —descontar lo vendido— se hace sola. Cómo se reparte por plan, para que sepas qué esperar:
- Desde el plan Pro ($99.000/mes): inventario de insumos y productos de reventa con unidad, costo y stock mínimo; indicador de productos con stock bajo y valor total en bodega; y registro de compras, merma, uso manual y ajustes con su historial.
- También desde Pro: los productos de reventa enlazados a la carta se descuentan solos al vender. Si la gaseosa se cancela o se quita de la cuenta, vuelve al stock.
- En Premium ($169.900/mes): recetas por plato. Cada plato vendido descuenta sus insumos y además ves cuánto te cuesta y cuánto margen deja.
- Un perfil de almacenista que entra al inventario sin ver la caja, para que quien recibe la mercancía registre las compras sin tener acceso a todo lo demás.
Un detalle de diseño que conviene saber: si vendes algo que el sistema tiene en cero, la venta no se bloquea. El stock queda en negativo y lo ves marcado. Un número negativo casi siempre significa una compra sin registrar, y es mejor verlo que esconderlo.
La prueba de 30 días abre con acceso Premium y sin tarjeta: tiempo suficiente para cargar tu lista maestra, hacer el conteo inicial, operar cuatro semanas y ver tu primera diferencia real antes de pagar nada.
Dos lecturas que complementan esta: la guía de contabilidad para un restaurante pequeño, que explica cómo el inventario inicial y final entran al cálculo del costo de alimentos, y la comparación entre un sistema y el cuaderno, donde el inventario es la fuga que el papel no puede seguir.