Pregúntale a un dueño de restaurante cuánto le cuesta un mesero y casi siempre responderá con el salario que le paga. Ese número está incompleto, y la diferencia no es menor: entre prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales, cada empleado cuesta bastante más de lo que dice su contrato.
Esa brecha es la que hace que muchos restaurantes cierren el mes con menos utilidad de la que esperaban. La nómina es, junto con la comida, la línea más pesada del negocio, y calcularla mal no se nota el primer mes: se nota en diciembre, cuando llegan la prima y las cesantías juntas y no hay con qué pagarlas.
En esta guía calculamos la nómina de un mesero en Colombia de principio a fin, con las particularidades que tiene un restaurante: turnos nocturnos, domingos, festivos y propinas.
El factor prestacional: lo que de verdad cuesta un empleado
Al salario que acuerdas con el empleado hay que sumarle tres bloques: las prestaciones sociales (lo que le pagas a él, pero en otro momento), la seguridad social (lo que aporta el empleador) y los parafiscales. La suma de todo eso, expresada como porcentaje del salario, es el factor prestacional.
Tomemos el caso más común en un restaurante: un mesero contratado por el salario mínimo, que en 2026 es de $1.750.905 mensuales. Línea por línea:
| Concepto | % sobre el salario | Con $1.750.905 |
|---|---|---|
| Cesantías (1 mes por año) | 8,33% | $145.850 |
| Intereses sobre cesantías (12% anual) | 1,00% | $17.509 |
| Prima de servicios (1 mes por año) | 8,33% | $145.850 |
| Vacaciones (15 días hábiles por año) | 4,17% | $73.013 |
| Pensión (aporte del empleador) | 12,00% | $210.109 |
| ARL (riesgo I — servicio en salón) | 0,522% | $9.140 |
| Caja de compensación familiar | 4,00% | $70.036 |
| Total carga prestacional | 38,35% | $671.507 |
| Costo real del empleado | 138,35% | $2.422.412 |
Ese es el punto de la guía en una sola línea: el mesero que contrataste por $1.750.905 le cuesta a tu restaurante $2.422.412 al mes. Son $671.507 que no aparecen en el contrato pero salen de tu caja.
Regla de bolsillo: multiplica el salario por 1,38. Ese es tu costo mensual real por empleado, y es el número que debe entrar a tu estado de resultados — no el salario.
Ojo con la exoneración de aportes
Ese 38,35% asume que tu restaurante está exonerado de los aportes de salud del empleador (8,5%), SENA (2%) e ICBF (3%). Esa exoneración aplica a los empleadores que son personas jurídicas declarantes de renta, para los empleados que ganan menos de 10 salarios mínimos.
Si tu restaurante no cumple esas condiciones —por ejemplo, si operas como persona natural sin cumplir los requisitos—, esos tres aportes vuelven a tu cargo y el factor sube a cerca del 51,85%. Con el mismo salario mínimo, la carga pasa de $671.507 a $907.879 y el costo mensual del mesero llega a $2.658.784. Es una diferencia de $236.372 por empleado al mes: con cinco meseros son más de $14 millones al año, así que vale la pena confirmar con tu contador en cuál de los dos escenarios estás.
Las prestaciones sociales, una por una
Estas cuatro no se pagan con la nómina del mes: se acumulan y se pagan en fechas concretas. Ese desfase es exactamente lo que hace que tomen por sorpresa a los restaurantes que no las provisionan.
- Cesantías: un mes de salario por año trabajado. Se consignan en el fondo del empleado antes del 14 de febrero del año siguiente.
- Intereses sobre las cesantías: 12% anual sobre el valor acumulado. Se pagan directamente al empleado antes del 31 de enero.
- Prima de servicios: un mes de salario por año, dividido en dos pagos — la mitad a más tardar el 30 de junio y la otra a más tardar el 20 de diciembre.
- Vacaciones: 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año trabajado.
Provisiona mes a mes. Si guardas el 21,83% del salario de cada empleado desde el primer mes, en junio y en diciembre la prima ya está pagada antes de que llegue la fecha.
El auxilio de transporte tiene su propia regla
A los empleados que ganan hasta dos salarios mínimos les corresponde auxilio de transporte —o sea que a un mesero con salario mínimo le aplica siempre—, y tiene un tratamiento particular que casi todo el mundo calcula mal: no es salario para efectos de seguridad social, pero sí entra en la base para liquidar prima y cesantías. Súmalo aparte y con esa distinción; no lo metas dentro del salario base ni lo ignores al liquidar la prima.
Recargos: donde los restaurantes más se equivocan
Aquí es donde la nómina de un restaurante deja de parecerse a la de cualquier otro negocio. Un mesero trabaja de noche, trabaja domingos y trabaja festivos — es decir, casi todas sus horas tienen algún recargo encima. Y estos porcentajes cambiaron con la reforma laboral, así que las cuentas de hace dos años ya no sirven.
| Tipo de hora | Recargo sobre la hora ordinaria |
|---|---|
| Nocturna (7:00 p.m. a 6:00 a.m.) | 35% |
| Dominical o festiva | 90% (sube a 100% en julio de 2027) |
| Extra diurna | 25% |
| Extra nocturna | 75% |
Dos cambios recientes pegan de lleno en un restaurante. El primero: la jornada nocturna ahora empieza a las 7:00 p.m. y no a las 9:00 p.m., así que el turno de la cena quedó casi entero dentro del recargo nocturno. El segundo: el recargo dominical y festivo viene subiendo por etapas —80%, luego 90%, y 100% desde julio de 2027—, justo en los días que más vende un restaurante.
A esto se suma que la jornada máxima semanal terminó su reducción gradual y quedó en 42 horas. En la práctica, un turno que antes cabía dentro de la jornada ordinaria hoy puede estar generando horas extra sin que nadie lo haya notado.
Si no llevas registro de entrada y salida por turno, no puedes calcular recargos: estás pagando de memoria. Y en una inspección, la carga de la prueba de las horas trabajadas es del empleador.
Las propinas no son salario
La propina en Colombia es voluntaria y está regulada. Lo que más importa para tu nómina es esto: la propina no constituye salario. No entra en la base para calcular prestaciones, ni seguridad social, ni recargos, y no puede usarse para completar el salario mínimo de un mesero.
Las obligaciones prácticas del restaurante son tres: informar al cliente que la propina es voluntaria antes de cobrarla, destinarla íntegramente al personal, y poder demostrar cómo se distribuyó. Ese último punto es el que más problemas genera, porque casi siempre se reparte en efectivo y sin registro.
Descontar de la propina las roturas, los faltantes de caja o los platos devueltos no está permitido. Es una de las prácticas que más demandas laborales le cuesta al sector.
Ejemplo completo: la quincena de un mesero
Juntemos todo. El mismo mesero con salario mínimo de $1.750.905, que en la quincena trabajó sus horas ordinarias más 6 horas dominicales y 4 horas extra diurnas.
Primero, el valor de la hora ordinaria. Con la jornada de 42 horas semanales, el mes tiene unas 182 horas, así que la hora vale $1.750.905 ÷ 182 = $9.620.
| Concepto | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| Salario de la quincena | $1.750.905 ÷ 2 | $875.453 |
| 6 horas dominicales (recargo 90%) | 6 × $9.620 × 0,90 | $51.948 |
| 4 horas extra diurnas (recargo 25%) | 4 × $9.620 × 1,25 | $48.100 |
| Total devengado | $975.501 | |
| (−) Salud del empleado (4%) | sobre el salario | $35.018 |
| (−) Pensión del empleado (4%) | sobre el salario | $35.018 |
| Neto a pagar | $905.465 |
Al valor devengado hay que sumarle el auxilio de transporte que le corresponde por ganar un mínimo; no lo incluimos en la tabla porque no es base de seguridad social, pero sí lo será después al liquidar su prima y sus cesantías.
Y ahora la parte que no aparece en el recibo del empleado: sobre ese devengado, tu restaurante debe además provisionar el 38,35% de carga prestacional, unos $374.124 de la quincena. El costo real de esa quincena no fue $905.465 ni $975.501 — fue cerca de $1.349.625. Diez horas con recargo, que en el recibo se ven como $100.048, terminan costando unos $138.000.
Esta es una guía de gestión, no asesoría laboral. Los porcentajes de recargo, el salario mínimo y el auxilio de transporte cambian por ley: confirma las cifras vigentes con tu contador antes de liquidar.
Los errores que más plata cuestan
- Presupuestar el salario y no el costo real — te faltará cerca de un 38% al cierre del mes
- No provisionar prima y cesantías mes a mes, y tener que conseguir la plata en junio y diciembre
- Pagar los domingos como día ordinario, o aplicar el recargo dominical viejo
- Seguir tratando como diurnas las horas entre las 7:00 y las 9:00 de la noche
- Meter las propinas en la base salarial, o descontarles roturas y faltantes
- No registrar entradas y salidas: sin turnos registrados, ningún recargo es demostrable
- Olvidar que el auxilio de transporte sí es base de prima y cesantías
Qué de todo esto sale solo si tu operación está digitalizada
El cálculo no es difícil; lo difícil es el dato de entrada. Casi todos los errores de arriba vienen del mismo sitio: nadie sabe con precisión a qué hora entró y salió cada empleado, así que los recargos se estiman y las provisiones se posponen.
Cuando los turnos se registran desde el mismo sistema donde se toman los pedidos, ese problema desaparece. En Comanda, cada empleado marca su entrada y su salida, el sistema acumula las horas del período, calcula la liquidación por horas, días, semanas, quincenas o mes, separa las horas extra y estima la reserva de prestaciones que debes guardar. Al cerrar el período, la cifra que llega a tu estado de resultados es el costo real, no el salario.
Si quieres ver dónde encaja la nómina dentro de las cuentas del negocio, revisa nuestra guía de contabilidad para restaurantes pequeños: la nómina y la comida juntas son el prime cost, el número que deberías mirar todas las semanas.