Abrir un restaurante es de los sueños más comunes en Colombia, y también de los negocios donde más gente se lleva sorpresas. Casi nunca por los permisos: esos se sacan en unas semanas si se hacen en orden. Las sorpresas vienen de una cuenta que no se hizo antes de firmar el arriendo: cuántos clientes al día hacen falta para no perder plata, o cuánto dinero aguanta el negocio mientras se llena.
Esta guía tiene las dos partes. Primero, los requisitos para abrir y funcionar, en el orden en que conviene sacarlos. Después, las cuentas que tienes que hacer antes de comprometerte. Los trámites cambian un poco entre ciudades, así que úsala como mapa y confirma los detalles con tu alcaldía, tu Cámara de Comercio y tu contador.
Antes de todo: el local y el uso del suelo
El primer requisito no es un papel tuyo, es del local. El Código Nacional de Policía (Ley 1801 de 2016, artículo 87) exige que la actividad cumpla las normas de uso del suelo: que en esa dirección esté permitido tener un restaurante. Si no lo está, no hay trámite posterior que lo arregle.
Consulta el uso del suelo antes de firmar el contrato de arriendo, no después. Se pide en la oficina de planeación de tu municipio (en muchas ciudades se hace en línea). Un local barato en una zona donde no se permite el restaurante no es barato: es inviable.
En la misma visita al local revisa lo que después cuesta plata: la capacidad eléctrica para la cocina, si hay gas natural, la salida de humos, el desagüe y la trampa de grasas, los baños y si el espacio deja separar la cocina del salón. Adecuar una cocina en un local que no fue pensado para eso puede costar más que el arriendo de varios meses.
Los requisitos para abrir, en orden
1. Define si abres como persona natural o como sociedad
Puedes abrir a tu nombre (persona natural comerciante) o crear una sociedad, normalmente una S.A.S. La persona natural es más simple y barata de arrancar; la sociedad separa tu patrimonio del negocio y facilita tener socios. Esta decisión cambia tus impuestos, así que tómala con tu contador antes de registrarte.
2. Registro en la Cámara de Comercio
Te matriculas como comerciante (o constituyes la sociedad) y registras tu establecimiento de comercio en la Cámara de Comercio de tu ciudad. La actividad económica de un restaurante suele ser la CIIU 5611, «Expendio a la mesa de comidas preparadas». La matrícula se renueva cada año, antes del 31 de marzo, y el Código de Policía exige tenerla vigente.
3. El RUT ante la DIAN
El RUT dice qué responsabilidades tributarias tienes: si eres responsable de IVA o de impuesto al consumo, si eres facturador electrónico, si declaras renta. En muchas ciudades la Cámara de Comercio te ayuda a sacarlo en el mismo trámite. Revisa que las responsabilidades queden bien desde el principio, porque de ahí sale cómo vas a cobrar y a facturar.
4. Comunica la apertura
El mismo artículo 87 pide comunicar la apertura del establecimiento al comandante de la estación de Policía de tu zona, por el medio que la Policía disponga. Es un trámite sencillo que mucha gente olvida.
5. El concepto sanitario
Es la inspección de la secretaría de salud de tu municipio, que revisa que cumplas las condiciones para manipular alimentos según la Ley 9 de 1979 y la Resolución 2674 de 2013. El resultado es un concepto favorable o desfavorable. Lo que suelen revisar:
- Un plan de saneamiento por escrito: limpieza y desinfección, manejo de residuos y control de plagas.
- Un plan de capacitación del personal en manipulación de alimentos, y la certificación médica de quienes trabajan con ellos.
- Las instalaciones: pisos y paredes lavables, agua potable, neveras con temperatura controlada, separación de crudos y cocidos, lavamanos en la cocina.
- El almacenamiento: alimentos fuera del piso, rotulados y con la rotación que corresponde.
En varias ciudades hay que inscribir el establecimiento ante la secretaría de salud y la visita puede llegar en cualquier momento después de abrir. Lo práctico es tener todo listo desde el primer día.
6. Lo que depende de cómo vas a operar
- Música: si pones música en el local, tienes que pagar los derechos de autor y tener el comprobante al día. En Colombia lo recauda la OSA (Organización Sayco Acinpro).
- Alcohol: si vendes licor, está prohibido venderlo a menores de edad, y hay que avisarlo en un lugar visible.
- Condiciones de seguridad: el Código de Policía exige condiciones de seguridad durante la operación. En varias ciudades el cuerpo de bomberos hace una inspección y emite un concepto o certificado; pregunta en tu alcaldía si es tu caso.
- Aviso exterior: en algunas ciudades el aviso del local requiere registro de publicidad exterior.
- Ruido y horario: tienes que respetar los niveles de ruido y el horario permitido en tu zona.
7. Lo laboral, desde el primer empleado
Cada persona que trabaje contigo necesita contrato, afiliación a salud, pensión, ARL y caja de compensación, y el pago de esos aportes cada mes. En 2026 el salario mínimo es $1.750.905 y el auxilio de transporte $249.095. Encima del salario, las prestaciones y los aportes suman una parte grande: según si tu negocio está exonerado de los aportes de salud, SENA e ICBF, la reserva va más o menos entre un 38% y un 52% del salario. Tu contador te dice cuál es tu caso.
8. Facturación y datos de tus clientes
Si tu RUT te inscribe como facturador electrónico, necesitas resolución de numeración, certificado de firma y un software habilitado antes de vender. Y si vas a guardar datos de tus clientes (teléfono, correo, cumpleaños), la Ley 1581 de 2012 te pide pedirles autorización y tener una política de tratamiento de datos.
Las tres cuentas antes de firmar el arriendo
Los permisos te dejan abrir. Estas tres cuentas te dicen si vas a poder quedarte abierto. Las cifras de abajo son un ejemplo: reemplázalas por las tuyas.
Cuenta 1: los costos fijos del mes
Es lo que pagas aunque no entre un solo cliente:
| Costo fijo | Ejemplo al mes |
|---|---|
| Arriendo | $3.000.000 |
| Nómina con prestaciones y aportes | $4.800.000 |
| Servicios (luz, agua, gas, internet) | $700.000 |
| Otros (contador, sistema, aseo, mantenimiento) | $500.000 |
| Total costos fijos | $9.000.000 |
Cuenta 2: el punto de equilibrio
Es cuánto tienes que vender para no perder. Necesitas tu ticket promedio y tu costo de insumos. Supón un ticket de $25.000 sin impuestos y un costo de insumos del 35%: de cada cliente te quedan $16.250 para pagar los costos fijos.
Clientes al mes para no perder = costos fijos ÷ lo que te deja cada cliente. En el ejemplo: $9.000.000 ÷ $16.250 = 554 clientes al mes. Abriendo 26 días, son unos 22 clientes al día solo para quedar en cero.
Ahora mira el local con esa cifra en la cabeza. ¿Pasan por esa cuadra suficientes personas para que 22 entren todos los días, y más para ganar? ¿Cuántas mesas tienes y cuántas veces las puedes llenar al mediodía? Si el número no da, mejor saberlo antes de pagar el primer arriendo.
Cuenta 3: cuánto aguanta tu bolsillo
Casi ningún restaurante llega al punto de equilibrio el primer mes. Además de la inversión inicial (adecuación del local, cocina, mobiliario, menaje, primer surtido y los trámites), necesitas una reserva para pagar los costos fijos mientras el negocio se llena. Muchos asesores recomiendan tener al menos tres meses de costos fijos guardados aparte; en el ejemplo, $27.000.000. Abrir sin esa reserva es apostar a que todo salga bien desde el primer día.
Cinco errores de los restaurantes nuevos
Firmar el arriendo antes de consultar el uso del suelo
Es el error más caro de la lista, porque no tiene arreglo. Primero la consulta, después la firma.
Ponerle precio a la carta sin costear los platos
Copiar los precios de la competencia sin saber cuánto te cuesta cada plato es la forma más común de vender mucho y ganar poco.
Gastar toda la plata en la apertura
Un local precioso sin capital de trabajo cierra antes que uno sencillo con reserva.
Llevar las cuentas en un cuaderno
En los primeros meses necesitas saber cada semana si vas hacia el punto de equilibrio o te alejas. Con un cuaderno, esa respuesta llega tarde.
Contratar sin formalizar
Un empleado sin afiliar es un riesgo enorme si tiene un accidente en la cocina. Lo barato sale caro.
Dónde encaja Comanda
Comanda está pensado para que un restaurante nuevo arranque ordenado desde el primer turno, sin comprar equipos: funciona en el celular, la tablet o el computador que ya tienes.
- Al registrarte, un asistente te hace unas preguntas (tipo de negocio, cómo atiendes, cómo cobras, qué imprimes) y deja el restaurante configurado. Después una ruta corta te enseña a crear las mesas, armar el menú, abrir la caja y hacer el primer pedido.
- Desde el plan Básico ($49.900/mes): pedidos, cocina, caja con apertura, entrega de turno y cierre, reportes y la factura electrónica con tu NIT (la activación ante la DIAN se paga aparte).
- En Pro ($119.900/mes): recetas con costo por plato, inventario de insumos, nómina, gastos y Finanzas, que te muestra cada mes lo que vendiste, lo que gastaste, lo que te quedó y tu punto de equilibrio.
La prueba gratis abre con acceso Pro completo y sin tarjeta: puedes montar tu carta, costear tus platos y practicar con tu equipo antes de la apertura.
Dos lecturas que complementan esta: la guía de costeo de recetas, para ponerle precio a la carta con números, y la de facturación electrónica para restaurantes, para que el día de la apertura ya puedas facturar.