Un mediodía cualquiera, la mesa seis pide la cuenta y dice: «Me la factura a nombre de la empresa, por favor». Si en tu caja esa frase genera nervios, no estás solo. La facturación electrónica es uno de los temas que más confunde a los dueños de restaurante en Colombia, en parte porque las reglas cambiaron varias veces en pocos años.
Esta guía explica lo que necesitas saber como dueño: qué documentos existen, cuándo tienes que expedir factura electrónica, qué necesitas antes de emitir la primera y los errores que más problemas traen. Una advertencia antes de empezar: esto es una guía práctica, no asesoría tributaria. Tu caso concreto lo confirma tu contador, y aquí te decimos qué preguntarle.
Los dos documentos que puede expedir un restaurante
Cuando vendes un plato, el soporte de esa venta puede ser uno de dos documentos, y no son lo mismo:
- La factura electrónica de venta: el documento completo, con los datos del comprador, que la DIAN valida y que le sirve a una empresa o a una persona para soportar su gasto. Cada factura lleva un código único, el CUFE, con el que cualquiera la puede consultar en la DIAN.
- El documento equivalente electrónico tiquete POS: el soporte de una venta al consumidor final por un valor pequeño. Con la Resolución 000165 de 2023, la DIAN llevó también este tiquete al formato electrónico.
Lo importante para tu caja es la frontera entre los dos, y esa frontera tiene un número.
La regla de las 5 UVT
El tiquete POS solo puede soportar ventas de hasta 5 UVT, sin contar los impuestos. En 2026 la UVT vale $52.374, así que el límite es $261.870 antes de impuestos. Una venta que pase de ahí tiene que ir con factura electrónica de venta.
5 UVT en 2026 = 5 × $52.374 = $261.870 antes de impuestos. La UVT cambia cada año: la DIAN publica el valor nuevo en diciembre, y tu límite cambia con ella.
En un restaurante, $261.870 no es una cifra lejana: una mesa de seis con entradas, platos fuertes y bebidas la pasa fácil, igual que un almuerzo de empresa o un pedido grande para una oficina. Tu cajero tiene que saber reconocer esas ventas en el momento del cobro, no al final del mes.
Y aparte del monto, está el caso de la mesa seis: el cliente que pide su factura con sus datos porque necesita soportar el gasto. Si estás habilitado para facturar, lo correcto es expedírsela. Un restaurante que no puede hacerlo pierde justo a los clientes que más gastan: las empresas que almuerzan con sus equipos o sus clientes.
¿Estás obligado a facturar electrónicamente?
La respuesta corta está en tu RUT. Si en la casilla de responsabilidades aparece la 52, «Facturador electrónico», estás inscrito como facturador y tienes que expedir tus facturas en formato electrónico.
Si tu RUT no la tiene, no saques conclusiones por tu cuenta. Las obligaciones dependen de si eres persona natural o sociedad, de tus ingresos y de tus responsabilidades de impuestos, y es una conversación de diez minutos con tu contador. Pregúntale exactamente esto: «¿Debo estar inscrito como facturador electrónico, y qué documento soporta mis ventas al consumidor final?».
Lo que necesitas antes de emitir la primera factura
Facturar electrónicamente no es descargar un programa y empezar. Hay cinco piezas que tienen que estar en su lugar, y casi todas dependen de ti o de la DIAN:
- El RUT con la responsabilidad 52 (facturador electrónico).
- Una resolución de numeración de facturación electrónica vigente: el permiso de la DIAN con tu prefijo, el rango de números que puedes usar y su fecha de vencimiento. Se pide en el portal de la DIAN.
- Un certificado de firma digital a nombre de tu restaurante, con el que se firma cada factura. Se renueva cada año.
- Un software de facturación habilitado ante la DIAN para tu NIT. La habilitación incluye un set de pruebas: unas facturas de ensayo que la DIAN tiene que aceptar antes de que puedas emitir de verdad.
- El prefijo de tu resolución asociado a ese software, para que la numeración que emites sea la que la DIAN autorizó.
Si ya facturabas con otro programa y te cambias, no empiezas de cero: puedes seguir la numeración de tu resolución desde el último número que usaste. Ten a mano ese número antes de empezar el cambio.
Los impuestos en la factura de un restaurante
La mayoría de restaurantes responsables de impuestos cobran el impuesto al consumo del 8%, no el IVA, y los dos no se mezclan en la misma venta. Muchos restaurantes pequeños no son responsables de ninguno de los dos. Cuál es tu caso lo dice tu RUT, y el sistema con el que facturas tiene que estar configurado igual: si tu RUT dice una cosa y tu factura otra, el problema es tuyo, no del programa.
Un detalle que confunde: la propina. Es voluntaria, no puede pasar del 10% del consumo y no hace parte de la venta del restaurante. Por eso tampoco cuenta para la regla de las 5 UVT: el límite se compara contra la base de la venta, sin impuestos y sin propina.
Seis errores que traen problemas
Que el recibo parezca factura sin serlo
Un recibo que dice «factura» y no lo es, o que imita su formato, es un problema. La regla de la DIAN es clara: lo que no es factura no puede parecerlo. Si tu sistema imprime recibos de la cuenta, que digan que no son factura de venta.
Dejar vencer la resolución
La resolución de numeración tiene fecha de vencimiento y un rango de números. Si se vence o se te acaban los números, no puedes facturar hasta que tengas una nueva. Pon un recordatorio dos meses antes.
Dejar vencer el certificado de firma
Pasa lo mismo con el certificado digital: sin certificado vigente, la factura no se firma y no sale. Se renueva una vez al año.
Facturar al final del día, todo junto
La factura se expide en el momento de la venta, no en la noche cuando la caja ya cerró. Además, el cliente que la pidió ya se fue sin ella.
Tomar mal los datos del cliente
Un NIT con un número de más o un correo mal escrito hacen que la factura le llegue a nadie. Confirma los datos en voz alta antes de emitir, y ten forma de reenviarla cuando el cliente diga que no le llegó.
No guardar las facturas
Las facturas se tienen que conservar por varios años por la ley tributaria. Si tu proveedor de facturación cierra o cambias de sistema, tienes que seguir teniendo acceso a ellas.
Cuánto cuesta facturar electrónicamente
El costo tiene tres partes, y conviene preguntar por las tres antes de escoger proveedor: el certificado de firma digital (un costo anual por NIT), el software o proveedor que emite las facturas (que puede cobrar por factura, por paquete o incluirlas en una mensualidad) y el trabajo de la habilitación, que algunos hacen contigo y otros te dejan solo con el portal de la DIAN.
Haz la cuenta con tu volumen real. Un restaurante que factura veinte veces al mes y uno que factura veinte veces al día necesitan planes muy distintos, y la diferencia se nota en la mensualidad.
Cómo funciona en Comanda
En Comanda la factura electrónica sale desde la misma caja con la que cobras, con el NIT de tu restaurante, y está en los dos planes. Lo que conviene saber:
- Cada plan trae un cupo de facturas al mes (los dos cupos están en la página de precios). Si se te acaba, compras una bolsa de facturas prepagada que no vence y solo se usa cuando se acaba el cupo del mes.
- La activación ante la DIAN se paga aparte, una vez al año por NIT, e incluye el certificado de firma digital a nombre de tu restaurante. El valor vigente está en la página de precios.
- Se pide desde Configuración › Facturación electrónica con un asistente de siete pasos que te dice en todo momento en qué vas y si el paso te toca a ti o a nosotros. Necesitas un plan pagado, el RUT con la responsabilidad 52 y una resolución vigente.
- Al cobrar, marcas «factura electrónica» y escribes los datos del cliente. Si pones su correo, le llega el PDF y el XML de la factura. Si dice que no le llegó, la reenvías desde el listado de facturas.
- El recibo que imprimes dice que no es factura cuando no emitiste una, y cita el número y el CUFE cuando sí. Y si la venta pasa de 5 UVT, el cobro te avisa que debe ir con factura.
- Cada producto puede llevar tu propio código, que sale en la columna «Código» de la factura.
- Las facturas se guardan cinco años, aunque dejes de usar Comanda.
La prueba gratis no incluye la facturación electrónica, porque cada alta ante la DIAN tiene un costo real. Lo que sí puedes hacer en la prueba, con acceso Pro completo y sin tarjeta, es montar tu operación completa: menú, caja, cocina y domicilios. Cuando actives tu plan, pides la facturación desde el asistente.
Dos lecturas que complementan esta: la guía de control de caja de un restaurante, porque la factura y el cierre tienen que cuadrar, y la de contabilidad para un restaurante pequeño, que explica qué hacer con todo lo que facturas cuando llega la hora de sacar el resultado del mes.