Propina voluntaria en Colombia: lo que dice la ley y cómo cobrarla bien en tu restaurante

Pocas cosas generan tanta discusión en un restaurante como la propina. El cliente a veces siente que se la cobran sin preguntar. El mesero siente que trabaja por ella. La cocina pregunta por qué no le llega. Y el dueño, en medio, muchas veces no sabe bien qué puede y qué no puede hacer con esa plata.

En Colombia la propina tiene ley propia: la Ley 1935 de 2018. Esta guía explica lo que dice, cómo se cobra bien en la mesa, cómo se reparte entre el equipo y los errores que terminan en una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Es una guía práctica, no asesoría jurídica: si tienes un caso puntual, consúltalo con un abogado o con tu contador.

Lo que dice la ley en cinco frases

• La propina es voluntaria. Es un reconocimiento que el cliente decide dar por el servicio, y siempre puede no pagarla o cambiar el valor.
• El restaurante puede sugerirla, pero la sugerida nunca puede pasar del 10% del valor del servicio.
• Antes de incluirla en la cuenta hay que preguntarle al cliente si la quiere pagar, o cuánto quiere dar.
• La plata es de las personas que hacen parte de la cadena de servicio. El dueño no puede quedarse con ella, retenerla ni usarla para gastos del negocio.
• No es salario: lo que un trabajador recibe por propinas no cuenta como factor salarial.

Cómo se cobra bien en la mesa

La ley no prohíbe sugerir la propina: prohíbe imponerla. En la práctica, cobrarla bien se reduce a cuatro cosas:

1. Muestra la cuenta antes de cobrar, con cada producto, su precio y el total sin propina. El cliente tiene derecho a revisarla.
2. Pregunta antes de incluirla. «¿Desea incluir la propina sugerida del 10%?» basta. Si dice que no, o que quiere dar otro valor, eso es lo que se cobra.
3. Que la propina se vea aparte. El total sin propina, la propina y el total con propina, cada uno en su línea.
4. Avisa que es voluntaria por escrito: en la carta, en la cuenta o en un aviso visible. Una línea como «Propina voluntaria. Puedes no pagarla o cambiar el valor» resuelve la duda antes de que se vuelva reclamo.

Hay un caso que se repite: el datáfono que ya trae la propina sumada, o el cajero que la cobra sin decir nada porque «siempre se cobra». Aunque el cliente no reclame en el momento, eso es exactamente lo que la ley quiere evitar.

Las preguntas que más llegan

¿Puedo cobrar un «cargo por servicio» obligatorio en vez de propina?

Cambiarle el nombre no cambia la regla. Si es un valor que se cobra por la atención y va para el equipo, es propina, y la propina es voluntaria. Si quieres cobrar más por tu servicio, súbelo al precio de los platos, que es tuyo y lo decides tú.

¿Puedo sugerir el 12% o el 15%?

Como propina sugerida, no: el tope es el 10%. Si un cliente decide por su cuenta dejar más, es su decisión, pero el restaurante no puede proponerlo.

¿La propina cuenta como venta del restaurante?

No. Es de los trabajadores, así que no es un ingreso tuyo. Por eso en la cuenta va aparte y no hace parte de la base de la venta, por ejemplo cuando se mira si una venta pasa de las 5 UVT que exigen factura electrónica.

¿El cliente puede pedir que le quiten la propina después de cobrarla?

Si se cobró sin preguntarle, tiene toda la razón en pedirlo. Por eso preguntar antes no es un formalismo: te evita devoluciones, discusiones en la caja y una mala reseña.

Cómo se reparten las propinas

Aquí está la parte que más conflictos genera dentro del equipo. La ley dice tres cosas claras:

• El reparto lo acuerdan las personas de la cadena de servicio. Quién hace parte de esa cadena es parte del acuerdo: muchos restaurantes incluyen a meseros, cocina, barra y auxiliares, porque todos hacen que el plato llegue bien a la mesa.
• Si no se ponen de acuerdo, se reparte en partes iguales entre todos.
• El empleador define cada cuánto se paga, pero nunca a más de un mes. Y no puede meterse en el reparto ni usar esa plata para nada del negocio: ni equipos, ni turnos, ni reinversión.

Un ejemplo con números. Supón que en el mes se recogieron $2.400.000 de propinas y el equipo son seis personas. Si no hay acuerdo, a cada una le tocan $400.000. Si el equipo acuerda un reparto por puntos, por ejemplo 3 puntos para cada uno de los dos meseros, 2 para cada uno de los dos de cocina y 1 para cada uno de los dos auxiliares, son 12 puntos en total: cada punto vale $200.000. Cada mesero recibe $600.000, cada persona de cocina $400.000 y cada auxiliar $200.000.

Lleva la cuenta de las propinas aparte de la caja

El problema más común no es legal, es de orden: la propina entra mezclada con las ventas, una parte en efectivo y otra por datáfono o Nequi, y al final del mes nadie sabe cuánto fue. Ahí empiezan las sospechas. Tres hábitos lo resuelven:

• Que cada cobro registre la propina en su propia línea, con el medio de pago con que se pagó.
• Que el cierre de caja diga cuánta propina entró ese día, aparte de lo vendido.
• Que el reparto se haga con el total registrado a la vista de todos, no con lo que hay en una caja de galletas.

Y una regla de oro para tus números: la propina no es utilidad del restaurante. Si la sumas a las ventas cuando sacas el resultado del mes, vas a creer que el negocio gana más de lo que gana.

Cuatro errores que traen problemas

Sumarla sin preguntar

Es el error más frecuente y el que más quejas genera. Pregunta siempre, aunque el cliente sea de la casa.

Sugerir más del 10%

Cartas, cuentas o datáfonos con opciones de 15% o 20% sugeridas incumplen el tope. Revisa cómo está configurado tu sistema y tu datáfono.

Usar la propina para cubrir faltantes o gastos

Descontar de la propina un plato que se cayó, un faltante de caja o el gas del mes es usar plata que no es tuya. Si hay un faltante, se resuelve por otro lado.

Pagarla cuando se pueda

La ley pone un plazo: como máximo cada mes. Pagar las propinas «cuando haya» es la forma más rápida de perder buenos meseros.

Dónde encaja Comanda

Comanda viene armado para cobrar la propina como pide la ley, en los dos planes:

• En Configuración enciendes la propina y fijas el porcentaje sugerido, con un tope de 10% que el sistema no deja pasar.
• Al cobrar, el cajero le pregunta al cliente y elige «Sin propina», 5% o 10%. Nada se suma solo.
• El recibo muestra el total sin propina, la propina en su línea y la leyenda «Propina voluntaria. Puedes no pagarla o cambiar el valor.».
• El menú QR nunca suma propina: avisa que es voluntaria y que se pregunta al pagar.
• En Finanzas (plan Pro) la propina sale aparte y no se cuenta como utilidad del restaurante, para que tus números digan la verdad.

La prueba gratis abre con acceso Pro completo y sin tarjeta: configura tu propina, haz unos cobros de prueba y mira cómo queda el recibo antes de pagar nada.

Dos lecturas que complementan esta: la guía para calcular la nómina de meseros, donde se explica qué sí cuenta como salario, y la de control de caja, para que la propina y las ventas no se mezclen en el cierre.